Über die Verwendung der Zuwendungsmittel muss ein Nachweis (Verwendungsnachweis) vorgelegt werden. Sowohl den Umfang des Verwendungsnachweises als auch der Termin, zu dem der Verwendungsnachweis spätestens eingereicht werden muss, findet sich im Bewilligungsbescheid. Bei einem mehrjährigen Projekt muss ein Zwischennachweis vorgelegt werden. Dieser ist binnen vier Monate nach dem Ende des vorherigen Haushaltsjahres einzureichen.
Der Verwendungsnachweis besteht aus folgenden Teilen:
Deckblatt
mit einer Bestätigung, dass die Ausgaben notwendig waren und die Mittel wirtschaftlich und sparsam verwendet wurden. Diese muss rechtsverbindlich unterschrieben werden und im Original postalisch eingehen.
zahlenmäßiger Nachweis (Anlage 1): Ausgaben- und Einnahmenplan und Belegliste
Der zahlenmäßige Nachweis besteht aus zwei Teilen: dem Ausgaben- und Einnahmenplan (mit einem Soll-Ist-Vergleich der Einnahmen und Ausgaben) sowie einer/mehrerer Belegliste/n.
Für den Soll-Ist-Vergleich verwenden Sie bitte den bei der Antragstellung eingereichten (bzw. im Fall von Ausgabenplanänderungen/Umwidmungen den zuletzt bewilligten) Ausgaben- und Einnahmenplan und tragen in der IST-Spalte die entsprechenden Zahlen ein, die Sie der Belegliste entnehmen. Gerne senden wir auf Nachfrage den zuletzt bewillgten A&E-Plan per Email zu.
Die Belegliste wird nach Ausgabenpositionen des Ausgaben- und Einnahmenplans geordnet. Sollten sich die Ausgabepositionen, insbesondere Abweichungen von der Planung nicht von selbst erklären, fügen Sie bitte eine Erklärung in der Belegliste hinzu. In der Belegliste sind alle Einnahmen und Ausgaben voneinander einzeln aufzuführen.
Für den vollständigen Verwendungsnachweis oder bei einer vertieften Prüfung müssen für alle Belege Originalrechnungen und entsprechende Zahlungsnachweise eingereicht werden. Eine Mitteilung hierüber erfolgt entweder mit dem Bewilligungsschreiben oder nachträglich im Rahmen der Verwendungsnachweisprüfung. Dabei ist für Honorarzahlungen zusätzlich der Honorarvertrag nötig. Die Originalbelege erhalten Sie nach der Prüfung zurück. Beim einfachen Verwendungsnachweis verbleiben die Originalrechnungen und Zahlungsbelege beim Zuwendungsempfänger und müssen nicht eingereicht werden. Bei Auslandsprojekten ist zusätzlich der Transfer und Umtauschkurs nachzuweisen (Kopie des Kontoauszugs oder den Beleg einer offiziellen Wechselstube). Der zahlenmäßige Nachweis muss sowohl in ausgedruckter Form als auch per Email im Excel-Format eingereicht werden.
Sachbericht (Anlage 2) inkl. Genderstatistik
über Ergebnis und Durchführung des entwicklungspolitischen Projekts inklusive einer Gegenüberstellung der geplanten (=Soll) und erreichten (=Ist) Indikatoren (Seiten 3ff der Vorlage Verwendungsnachweis). Bitte legen Sie bei der Erstellung des Soll-Ist-Vergleichs der Indikatoren die Soll-Indikatoren zu Grunde, die Sie bei der Antragstellung formuliert haben. Falls diese Soll-Indikatoren (bzw. im Fall eines bewilligten Umwidmungsantrags die aktualisierte Version) geändert wurden, sind die geänderten Soll-Indikatoren zugrunde zu legen. Falls die Projektbewilligung mit Auflagen verbunden war, sollten Sie im Sachbericht auch darauf eingehen.
Das Land Berlin unterzieht seit dem Jahr 2006 den Haushalt einem Gender Mainstreaming-Prozess. Daher sollen die geförderten Maßnahmen geschlechterspezifisch erfasst werden. Bitte daher die Tabelle Erfassung Genderaspekte, also der direkt erreichten Zielgruppen des Projektes, ausfüllen. Bei öffentlichen Veranstaltungen kann der Anteil der weiblichen bzw. männlichen TeilnehmerInnen auch geschätzt werden. Der Sachbericht muss sowohl in ausgedruckter Form als auch per Email im odt/doc-Format eingereicht werden.
Bei Kleinprojekten ist der Sachbericht in das Antragsraster integriert, hier soll die rechte Spalte für den Verwendungsnachweis ausgefüllt werden.
Projektkurzbeschreibung
inkl. Projektzielen, die entsprechend des Projektverlaufs aktualisiert wurden (letzte Seite der Vorlage Verwendungsnachweis) mit max. 3500 Zeichen. Diese wird in der Projektdatenbank veröffentlicht, sowohl in ausgedruckter Form als auch per Email im odt/doc-Format eingereicht werden.
Dem Verwendungsnachweis bitte auch folgende Unterlagen beifügen (wo gegeben):
- Teilnehmendenlisten oder Vortragsbestätigungen aller geschlossenen Veranstaltungen;
- noch nicht eingereichte Kofinanzierungsnachweise (Kopien der Bewilligungsbescheide);
- Vergabevermerk für Ausschreibungen über 1000€ bzw. Nachweis Preisermittlung für Leistungen/Waren 500€-999€;
- Belegexemplare von Druckerzeugnissen bzw. sonstige erstellte Medien, Fotos o.ä.
- Honorarverträge
Bitte verwenden Sie möglichst keine Klarsichtfolien.
