Fragen & Antworten zu LEZ-Anträgen

Die Abrechnung besteht aus einem Finanz- einem Sachbericht sowie einer Belegliste und ist acht Wochen nach Projektende einzureichen. Bei einigen Projekten wird eine vertiefte Prüfung vorgenommen, dann müssen die Orginalbelege eingereicht werden.

Bei der Projektumsetzung stellt sich oft heraus, dass das Projekt nicht wie geplant durchgeführt werden kann, dass Maßnahmen wegfallen oder durch neue Maßnahmen ersetzt werden müssen.  Da der Finanzierungsplan verbindlich ist, muss die Stiftung informiert werden, wenn sich in einzelnen Kostenpositionen Veränderungen ergeben, die größer als 20 Prozent sind. Die Zustimmung der Stiftung muss vorher eingeholt werden. Dazu reicht ein formloses Anschreiben sowie ein neuer Kosten- und Finanzierungsplan. Bitte geben Sie im Anschreiben auch die Projektnummer an. Sie erleichtern uns auch die Arbeit, wenn die Dateibezeichnungen die Projektnummer enthält.  In der Darstellung des neuen Kosten-und Finanzierungsplanes sollten die Änderung deutlich erkennbar sein, indem der alten Sollspalte eine Sollspalte (neu) gegenüber gestellt wird.

Verändern sich Projektziele in der Projektdurchführung, muss die Zustimmung der Stiftung eingeholt werden. Dies gilt auch dann, wenn die geplante Änderung sich nicht auf den Kostenplan auswirken wird.

Die Bearbeitung der Anträge, die Prüfung der Abrechnungen geförderter Projekte sowie Informationen und Beratung zum Förderprogramm wurden seit Oktober 2004 der Stiftung Nord-Süd-Brücken
übertragen

Antragsberechtigt sind in Berlin ansässige, im Vereinsregister eingetragene gemeinnützige Nichtregierungsorganisationen und Kirchengemeinden.

Bei erheblichem Interesse des Landes können im Einzelfall auch Organisationen eine Zuwendung erhalten, die nicht in Berlin ansässig sind.

Die Entscheidung obliegt der LEZ, die dabei von einem Mitglied des Beirats für Entwicklungszusammenarbeit, einer/m VertreterIn des Berliner Entwicklungspolitischen Ratschlags (BER) und der Stiftung Nord-Süd-Brücken beraten wird. Die Entscheidung der LEZ wird schriftlich mitgeteilt. Die Entscheidungen über Anträge sind erst dann endgültig, wenn die LEZ das Protokoll der Vergabesitzung verabschiedet hat. Daher kann die Stiftung nach der Vergabesitzung keine Auskünfte erteilen, wie im Einzelfall entschieden worden ist. Die Stiftung Nord-Süd-Brücken und die LEZ bemühen sich jedoch, den Prozess innerhalb kürzester Zeit abzuschließen.

Das Antragsformular, das auf dieser Website zur Verfügung gestellt wird, ist eine PDF-Datei, die mit dem Adobe-Reader ausgefüllt und abgespeichert werden kann. Bitte senden Sie uns sowohl die beim Erstellen automatisch erstellte xml-Datei als auch die PDF-Datei. Dieses Formular umfasst nur die formalen Angaben zum Projektantrag einschließlich der Projektkurzdarstellung, die wir elektronisch weiterverarbeiten. Alle inhaltlichen Angaben zum Projekt sollen entsprechend der inhaltlichen Struktur in der Datei LEZ-Projektbeschreibung für Bildungsprojekte (oder Auslandsprojekte) dargestellt werden. Das Format dieser Datei kann frei gewählt werden (Microsoft oder Openoffice). Den Kosten- und Finanzierungsplan bitten wir entsprechend dem Musterformular unter Downloads auszufüllen und uns ebenfalls zuzusenden.

GIZ/FEB-Anträge können nicht anstelle des LEZ-Formulars eingereicht werden. In den gültigen Verwaltungsvorschriften wird festgelegt, dass für die Antragstellung die Formulare der LEZ benutzt werden müssen. Außerdem enthält das GIZ-FEB-Formular keine Problemanalyse, die jedoch für die Antragstellung bei der LEZ wichtig ist.

Die Antragstellung kann laufend erfolgen, die auf der Website der Stiftung veröffentlichten Termine sind dabei zu beachten. Anträge sollten möglichst drei Monate vor dem geplanten Projektbeginn
eingereicht werden. Es empfiehlt sich außerdem, Projektanträge möglichst zur ersten Vergabesitzung einzureichen. Erfahrungsgemäß wird dann schon ein Großteil der zur Verfügung stehenden Mittel vergeben. Bitte achten Sie darauf, dass ein Antrag nicht mehr als 15 Seiten umfassen sollte.

Bitte schicken Sie Ihren Antrag auch elektronisch an die Stiftung (siehe auch Stichwort Antragsformular). Bitte achten Sie darauf, dass Ihre Dateien eindeutig bezeichnet werden (Name der NGO, Projektname). Außerdem bitten wir Sie, die Zahl der Dateien zu begrenzen auf höchstens drei Dateien.  Die Anträge an andere Zuwendungsgeber müssen nicht in der elektronischen Version an die Stiftung geschickt werden. Satzung und Kopie des Vereinsregisterauszuges müssen nur dann dem Antrag beigefügt werden, wenn sich etwas geändert hat oder wenn zum ersten Mal ein Antrag eingereicht wird

Falls im Rahmen eines Projektes Beschaffungen notwendig sind oder Publikationen gedruckt werden sollen, mussten bisher schon bei der Antragstellung drei Angebote vorgelegt werden. Die LEZ verzichtet künftig auf die Vorlage der Angebote bei Antragstellung. Bei der Projektabrechnung muss jedoch nachgewiesen werden, dass ein Preisvergleich vorgenommen worden ist. Liegen die Anschaffungskosten unter 500 Euro, reicht ein formloser Preisvergleich (telefonisch, Internet, Kataloge), ab 500 Euro müssen jedoch drei schriftliche Angebote vorgelegt werden.

Aufstockungsanträge können eingereicht werden, wenn eine der folgenden Voraussetzungen erfüllt ist:

• in der Projektdurchführung sind neue Tatbestände aufgetreten, die durch Mittelumschichtungen im Kosten- und Finanzierungsplan nicht aufzufangen sind und daher Mehrausgaben zwingend machen,
• mit einer neuen und zusätzlichenProjektkomponente kann die Wirkung des Gesamtprojektes deutlich verbessert wird,
• wenn die Gesamtfinanzierung durch Mittelkürzungen bzw. – streichungen anderer Zuwendungsgeber gefährdet wird.

Für den Aufstockungsantrag muss kein neuer Antrag gestellt werden, es reicht aus, wenn mit dem neuen Kostenplan ein formloses Schreiben mitgeschickt wird, in dem die neuen, zusätzlichen Projektkomponenten dargestellt werden. Es sollte begründet werden, warum die zusätzlichen Maßnahmen notwendig sind. Gegebenenfalls sind auch zusätzliche Indikatoren anzugeben sowie ein überarbeiteter Zeit-Maßnahmeplan.

Wichtig: Im Kosten- und Finanzierungsplan sollte eine neue Spalte eingefügt werden, in der die neuen Werte eingetragen sind. D.h., die Änderungen im Kosten- und Finanzierungsplan sollten ohne Aufwand erkennbar sein.

Projekte, die aus inhaltlichen Gründen abgelehnt worden sind, können nicht neu beantragt werden, wenn der Antrag inhaltlich unverändert ist.

Broschüren und andere Publikationen können gefördert werden. Es wird jedoch erwartet, dass bei der Antragstellung ein inhaltliches Konzept vorgelegt wird.

Fördermittel können nach Erhalt eines Bewilligungsbescheides rechtzeitig vor Projektbeginn angefordert werden.

Von der antragstellenden Organisation wird erwartet, dass sie einen Eigenbeitrag aufbringt, der der Leistungsfähigkeit der Organisation angemessen ist. In der Regel muss ein Eigenbeitrag in Höhe von
mindestens 10 % der Projektkosten aufgebracht werden. Erleichtert wird dies dadurch, dass Drittmittel als Eigenmittel gelten. Valorisierungen sind ausgeschlossen.

Alle Antragsteller werden gebeten, die Antragsunterlagen elektronisch einzureichen (Antragsformular als xml-Datei und als PDF, Projektbeschreibung, Kosten- und Finanzierungsplan als Excel/open-office-calc-Datei. Warum? Der Text der Projektkurzbeschreibung wird in eine Datenbank eingegeben und auf der Website der Stiftung Nord-Süd-Brücken veröffentlicht. Auch die anderen Antragsunterlagen werden für die Vorbereitung der Projektbewilligungen elektronisch weiterverarbeitet. Alle anderen Unterlagen (Satzung, Freistellungsbescheid etc.) müssen nicht elektronisch eingereicht werden.

In Punkt 2.1. und 3.1.  des Antragsformulares werden nur Informationen zur Entstehung des beantragten Projektes erwartet. Es geht nicht darum, hier schon  Ziele und Maßnahmen des beantragten Projektes zu beschreiben. Wenn es zu diesem Punkt keine relevanten Informationen gibt, dann können Sie auch gerne auf die Beantwortung dieses Punktes verzichten. Dies gilt insbesondere bei Inlandsprojekten. Bei Auslandsprojekten wird erwartet, dass die Projektanforderung des Südpartners  dem Antrag beigefügt wird.

Erstantragsteller müssen grundsätzlich bei der Projektabrechnung die Orginalbelege vorlegen. Neue Projekte von Erstantragstellern können erst dann bewilligt werden, wenn das erste Projekt erfolgreich implementiert und abgerechnet worden ist.

Bisher hat die LEZ ein Projekt höchstens drei Jahre gefördert, eine darüber hinausgehende Förderung war nur nach einer Evaluierung des Projektes möglich.
Diese Vorschrift ist inzwischen aufgehoben worden. Unabhängig davon empfiehlt die LEZ jedoch bei solchen Projekten weiterhin die Durchführung einer Evaluierung nach drei Jahren.

Siehe Kosten- und Finanzierungsplan.

• Projekte der entwicklungspolitischen Bildungs- und Öffentlichkeitsarbeit
• Auslandsprojekte nur ausnahmsweise und ausschließlich im Zusammenhang mit Städtepartnerschaften des Senats, der Bezirke sowie im Rahmen von Schulpartnerschaften

Projekte,

• die auf Spendenwerbung ausgerichtet sind,
• Reisen von Nord nach Süd,
• Projekte in Krisengebieten,
• Versicherungen,
• die nicht gesetzlich vorgeschrieben sind,
• Maßnahmen mit vereinsinternem Charakter

... sind nicht festgelegt, allerdings ist die LEZ bestrebt, möglichst viele Aktivitäten zu unterstützen.

Auf die Angabe von Indikatoren wird bei der Beurteilung der Förderfähigkeit eines Projektes besonderen Wert gelegt. Wichtig sind vor allem Indikatoren auf der Zielebene. Es ist uns bewusst, dass es insbesondere bei Projekten der entwicklungspolitischen Bildungsarbeit schwierig ist, solche Indikatoren zu entwickeln und vor allem die konkret-empirischen Nachweise zu liefern. An dieser Stelle verweisen wir auf die Handreichung „Wirkt so“, die Ende 2010 gemeinsam von der Stiftung Nord-Süd-Brücken und dem Berliner Entwicklungspolitischen Ratschlag (BER) veröffentlicht wurde (die Broschüre kann beim BER bestellt werden). Hinweise, wie Indikatoren gebildet werden können, sind in der Venro-Broschüre „Prüfen und Lernen“ zu finden (www.venro.org/evaluation.html ).  

Auf dieser Seite haben wir außerdem für ein Inlandsprojekt expemplarisch eine Wirkungskette mit Indikatoren bereitgestellt. Bei der Angabe von Indikatoren sollte immer auch angegeben werden, anhand welcher Quellen man überprüfen möchte, ob der Indikator erfüllt wurde. Es reicht also nicht, wenn man als Indikator angibt, dass alle Teilnehmer eines Workshops zufrieden waren.

Für den Kosten- und Finanzierungsplan sollte die Excel-Tabelle verwendet werden, die zum Download angeboten wird. Alle Positionen im Kostenplan müssen mit dem geplanten Projekt in einem direkten Zusammenhang stehen, Positionen, die nicht selbst erklärend sind, müssen erläutert werden.
Honorarzahlungen müssen so dargestellt werden, dass erkennbar ist, ob sie der Honorarstaffel entsprechen. Viele Antragsteller haben mit der Excel-Tabelle Schwierigkeiten, daher noch einige zusätzliche Erklärungen.

Aufhebung des Blattschutzes: EXTRAS/SCHUTZ/Blattschutz aufheben

Blatt schützen: EXTRAS/Schutz/Blatt schützen

Zeile einfügen:
mit der Maustaste die Zelle markieren, über der eine Zeile eingefügt werden soll, dann EINFÜGEN/ZEILEN anklicken. Nach dem Einfügen einer Zeile sollte unbedingt geprüft werden, ob die Formeln noch stimmen.

Eingabe von Werten:
für die Eingabe von Zahlen sind drei Spalten vorgesehen, die sehr allgemeine Überschriften haben (Einheit 1, Einheit 2 und Euro). Anwendungsbeispiel: es werden zwei ReferentInnen für je sieben
Veranstaltungen eingesetzt. Pro Veranstaltung erhalten sie je 100 Euro. Dann ist in der ersten Spalte eine 2 einzugeben, in der zweiten Spalte eine 7 und in der dritten Spalte 100. Die Kosten ergeben sich dann automatisch: 1400.

Wenn eine Spalte nicht benutzt wird, muss auf jeden Fall eine 1 eingegeben werden, damit die Berechnungsformel funktioniert.

Bitte fügen Sie den Kosten- und Finanzierungsplan als Anlage dem Antrag bei.
Bewilligungen sind häufig mit der Aufforderung verbunden, einen neuen Kosten- und Finanzierungsplan einzureichen. In einem solchen Fall bitten wir, in den alten Plan eine neue Spalte einzufügen (SOLL-NEU) und in dieser Spalte die neuen Zahlen einzutragen. Dann können die Veränderungen von der Stiftung problemlos nachvollzogen werden.

Wird im Bewilligungsschreiben um einen neuen Kosten-und Finanzierungsplan gebeten, dann sollte diesem auch ein angepasster (Zeit-) Maßnahmeplan beigefügt werden, damit deutlich wird, welche Maßnahmen tatsächlich durchgeführt werden sollen.

Ein neuer Kostenpaln ist auch dann zu beantragen, wenn die Hauptkostenpositionen voraussichtlich um mehr als 20 Prozent überschritten werden oder wenn es konzeptionelle Änderungen gibt, die sich im Kostenplan niederschlagen. Bitte reichen Sie dann einen neuen Kostenplan ein, aus dem eindeutig hervorgeht, welche Positionen neu sind bzw. erhöht werden, welche Positionen gestrichen werden und bei welchen Positionen eingespart wird. 

Dies geht am Besten, indem Sie neben der bisherigen Soll-Spalte eine zusätzliche Spalte "Soll - Neu" einfügen.  Neue Kosten- und Finanzierungspläne, die keine neue Soll-Neu - Spalte haben, werden wir künftig zur Überarbeitung zurückschicken.

Alle Projektmaßnahmen müssen erläutert werden, sie müssen erkennbar dazu beitragen, dass die Projektziele erreicht werden.

Wenn ein Projekt bewilligt worden ist, können sofort die Mittel abgerufen werden. Bei einer Fehlbedarfsfinanzierung jedoch erst, wenn die Eigenmittel schon eingesetzt worden sind. Bei einer Anteilsfinanzierung können die Mittel anteilig abgerufen werden. Beim Mittelabruf muss außerdem berücksichtigt werden, dass die Landesmittel innerhalb von zwei Monaten ausgegeben werden müssen.

Der Mittelabruf sollte drei bis vier Wochen bevor die Mittel gebraucht werden, bei der Stiftung eingereicht werden. Bitte beachten Sie auch, dass Fördermittel grundsätzlich nur auf das Vereinskonto überwiesen werden können.

Meist werden weniger Mittel bewilligt als beantragt. In solchen Fällen muss spätestens beim ersten Mittelabruf ein neuer Kosten- und Finanzierungsplan vorgelegt werden. Viele NRO haben das Problem, dass die verschiedenen Zuwendungsgeber zu unterschiedlichen Zeiten bewilligen und daher erst im Laufe der Zeit klar wird, wie der Kosten- und Finanzierungsplan aussehen wird. Es gibt zwei  Möglichkeiten damit umzugehen: man kann abwarten, bis alle Bescheide vorliegen und dann auf dieser Grundlage einen neuen Kosten- und Finanzierungsplan erstellen. Die andere Möglichkeit besteht darin, mit dem Projekt zu beginnen, mit dem Mittelabruf einen aktualisierten Kosten- und Finanzierungsplan einreichen und später den Kosten- und Finanzierungsplan neu anzupassen, wenn weitere Förderbescheide vorliegen. Das ist zwar für alle Seiten mit größerem Aufwand verbunden, aber letztlich pragmatischer.

In Punkt 2.8 des Antragsformulares wird nach der Nachhaltigkeit des Projektes gefragt. Hier erwarten wir eine knappe Einschätzung, wie lange die Wirkungen des Projektes anhalten.

Grundsätzlich sind alle Ausgaben zuwendungsfähig, die für die Erreichung des Zuwendungszweckes notwendig sind. Daher sind auch Personalkosten zuwendungsfähig. Zwei Aspekte sind jedoch zu beachten:

• Begrenzung nach oben durch BAT /TVÖD  - eine Besserstellung gegenüber Beschäftigten des Landes Berlin ist nicht zulässig.


• Begrenzung nach unten durch Mindestlohnregelung des Landes Berlin. Z.Zt. beträgt der Mindestlohn 7,50 €/h. Ausnahmen: Einzelunternehmer, GbR-Gesellschafter, geschäftsführende Gesellschafter, Geschäftsführer/Vorstände, Auszubildende und Praktikanten sowie Werkverträge, die nach einer festen Vergütung bezahlt werden.

Projektbeginn und Projektendes sollten so gewählt werden, dass alle ausgabenwirksamen Maßnahmen (Projektaktivitäten) innerhalb dieses Zeitraumes liegen.

Fahrtkosten werden nach dem Bundesreisekostengesetz und der in Berlin jeweils geltenden Differenzierung gefördert.

Reisekosten von SüdpartnerInnen nach Berlin können gefördert werden

Solche Reisekosten können dann gefördert werden, wenn es sich um projektbegleitende Reisen handelt (Beispiel: Durchführung einer Evaluierung, Projektvorbereitung).

Auslandsprojekte können nur im Zusammenhang mit einer Städtepartnerschaft oder einer Schulpartnerschaft gefördert werden. Der Begriff Städtepartnerschaft ist eindeutig definiert, für den Begriff Schulpartnerschaft gilt dies nicht. Daher sollen hier Kriterien und Indikatoren benannt werden, die in Vergabesitzungen in der Vergangenheit bei Entscheidungen zugrunde gelegt wurden.

• Eine Schulpartnerschaft ist institutionell verankert und wird von mehreren Personen innerhalb (Kollegium) und außerhalb (Eltern)der Schule getragen
• Die Partnerschaft ist in den Schulalltag integriert und spielt in der Unterrichtsgestaltung und in der schulischen Öffentlichkeitsarbeit eine Rolle
• Die Partnerschaft ist auf Langfristigkeit und Gegenseitigkeit ausgerichtet

Folgende Indikatoren werden zur Überprüfung herangezogen:

• Es existiert eine Rahmenvereinbarung zwischen den Schulen
• SchülerInnen/LehrerInnen haben die Partnerschule (mehrfach) besucht
• Im letzten Jahr gab es mindestens eine Aktivität (mit Außenwirkung) an der Schule, in der die Schulpartnerschaft thematisiert wurde

Mindestens ein Indikator muss erfüllt sein. Projektanträge, die das Ziel haben, eine Schulpartnerschaft aufzubauen, müssen die Kriterien nicht erfüllen.

In Punkt 1.1. des Antragsformulares wird eine Selbstdarstellung des Antragstellers verlangt.  Bei diesem Punkt werden keine langen Erklärungen erwartet, wenn Ihre Organisation einen Jahresbericht veröffentlicht, reicht es völlig aus, wenn dieser Bericht dem Antrag beigefügt wird. Wenn Ihre Organisation eine Website mit einer Selbstdarstellung veröffentlicht hat, reicht auch ein Hinweis auf diese Website.

Der Antragsteller kann wählen, ob er die entstehenden Verwaltungskosten mit dem Verwendungsnachweis einzeln abrechnen und durch Original-Belege nachweisen will, oder ob er die
Verwaltungskostenpauschale, ohne Nachweis und Belege, in Anspruch nehmen möchte. Bei Einzelabrechnung sind die Kosten unter Punkt 3 des Kostenplanes zu budgetieren. D.h., man kann nicht die Pauschale in Anspruch nehmen und gleichzeitig unter Punkt 3 Kosten einstellen. Die Pauschale beträgt 4%, in begründeten Ausnahmefällen 6 %, der Fördersumme.

Falls im Rahmen eines Projektes auch die Herstellung  von Videos geplant ist, sollte dem Antrag ein Konzept des geplanten Videos beigefügt werden.

Korrekt müsste es heißen: „vorzeitiger Einsatz von Eigenmitteln“. Wenn der Projektträger – auf eigenes Risiko - schon vor  Bewilligung des Projektes durch die LEZ  Eigenmittel eingesetzen möchte, muss dies gesondert beantragt werden. Wenn die LEZ dem vorzeitigen Einsatz von Eigenmitteln zustimmt,  lässt sich daraus nicht ableiten, dass auch das Projekt bewilligt wird.

Aufmerksamen LeserInnen der Broschüre „Wirkt so“ ist aufgefallen, dass die Gliederung der  in der Broschüre dargestellten Beispielanträge mit Wirkungsorientierung nicht identisch ist mit der Gliederung im gültigen Antragsformular der LEZ.  Der Unterschied ist jedoch nicht gravierend:  unter dem Gliederungspunkt 2.4 (Inlandsanträge)  bzw.  3.5. (Auslandsprojekte) sollen die Ziele und die Ergebnisse beschrieben werden. Unter dem Begriff Ziel erwarten wir jedoch die Darstellung der direkten Wirkungen und unter Ergebnissen sind die Leistungen zu verstehen, die durch das Projekt bereitgestellt werden. Lediglich die Nutzung der Leistungen muss bislang nicht erläutert werden.

Es ist sehr wahrscheinlich, dass das Antragsformular der LEZ angepasst wird, um die Wirkungsorientierung besser umzusetzen. Da derzeit zwischen verschiedenen Geberorganisationen ein Diskussionsprozess stattfindet, wie die sehr unterschiedlichen Antragsformulare vereinheitlicht werden können, soll das Ergebnis dieses Prozesses abgewartet werden, bevor das Formular geändert wird.

Die Zielgruppe/n sind diejenigen Menschen an die sich das geplante Projekt richtet und die von dem Projekt einen Nutzen haben. Zur Zielgruppe sollten detaillierte und möglichst auch quantitative Angaben gemacht werden. Bitte geben Sie auch an, warum Sie die Zielgruppe/n ausgewählt haben.

Es sollten konkrete Projektziele definiert werden. Die Projektziele müssen sich schlüssig aus der Problemanalyse ableiten lassen. Unter dem Punkt Ziele sollen auch die erwarteten Ergebnisse des Projektes dargestellt werden. Der Begriff "erwartete Ergebnisse" ist bisher vielfach missverstanden worden, daher soll klar gestellt werden, dass es sich dabei nicht um eine alternative Formulierung für den Begriff "Ziele" handelt. Unter erwarteten Ergebnissen sind die Leistungen und Produkte (Beispiele für Leistungen und Produkte: Broschüre, Ausstellung, Unterrichtsmaterialien, Vortrag etc.) zu verstehen, die durch das Projekt für die Zielgruppen bereitgestellt werden.  Häufig werden in Projektanträgen bis zu zehn unterschiedliche Ziele definiert, dies ist meist ein Hinweis darauf, dass das Projekt nicht gut geplant ist.

Beispiel einer Wirkungskette und den dazugehörenden Indikatoren Abendveranstaltung