Wenn nicht anders im Fördervertrag geschrieben, müssen mit Stiftungsmitteln geförderte Projekte eine Abrechnung über die Gesamtprojektausgaben anfertigen. Der Verwendungsnachweis ist nach dem Ende des Förderzeitraums einzureichen: bei Kleinprojekten bis 2.500 EUR spätestens sechs Wochen und bei allen anderen Projekten spätestens drei Monate nach Abschluss des Projektes. Den Termin für die Abgabe des Verwendungsnachweises finden Sie in Ihrem Fördervertrag. Bei diesbezüglichen Fragen können Sie sich gerne bei uns melden. Auch bei der Projektabrechnung gelten die Regelungen der Förderrichtlinie der Stiftung Nord-Süd-Brücken (dort vor allem die Punkte 8. und 9.), die Sie ebenfalls nebenstehend unter "Downloads" abrufen können.
Bei mehrjährigen Projekten ist jährlich ein Zwischennachweis der bisher getätigten Ausgaben und ein Sachbericht einzureichen.
Mit der Projektabrechnung sind der Stiftung, falls nicht anders im Fördervertrag festgehalten, grundsätzlich keine Belege vorzulegen. Allerdings können diese jederzeit durch die Stiftung nachgefordert werden.
Bestandteile des Verwendungsnachweises
Der Verwendungsnachweis besteht aus dem inhaltlichen und dem zahlenmäßigen Nachweis. Bitte verwenden Sie keine Tackerklammern oder Klarsichtfolien!
Es werden für den inhaltlichen Nachweis folgende Unterlagen benötigt:
Sachbericht
Es muss hierfür in jedem Fall die Vorlage der Stiftung verwendet werden, die Sie nebenstehend unter "Downloads" herunterladen können. Haben sich an der Projektfinanzierung ggf. andere Geber (bspw. bengo/BMZ) beteiligt, können in diesem Fall auch alternativ deren Formulare verwendet werden, sofern alle für die Stiftung notwendigen Angaben darin enthalten sind.
- Es ist im Sachbericht unter 1.1. die Projektkurzbeschreibung zu aktualisieren (Darstellung des IST-Zustands bei Projektabschluss). Diese wird auf unserer Webseite in der Übersicht der geförderten Projekte angezeigt.
- Die ausgedruckte Version des Sachberichts ist rechtsgültig zu unterschreiben. Bitte scannen Sie die digitale Version nicht!
- Es sind von im Projekt erstellten Druckerzeugnissen, Publikationen, Plakaten u.a. Belegexemplare einzureichen.
- Dem Sachbericht können zudem zur Dokumentation der Projektfortschritte sehr gerne Fotos/Videos/Links zu Blogs/Vereinswebseite etc. beigefügt werden. In diesem Fall gewährt Ihr Verein der Stiftung die Nutzungsrechte, es sei denn, der Nutzung wird ausdrücklich widersprochen.
- Bitte füllen Sie die entsprechenden Formulare auf Deutsch aus, da dies der Bericht des deutschen Vereins ist. In Ausnahmefällen können Sie den englischsprachigen Bericht der Partnerorganisation beifügen.
Für den zahlenmäßigen Nachweis sind folgende Formulare zu verwenden und Unterlagen beizufügen:
Wechselkursberechnung
Sie finden die Tabelle für die Wechselkursbrechnung in der digitalen Excel-Datei des zuletzt durch die Stiftung bewilligten Ausgaben- und Einnahmenplans auf dem dort integrierten Datenblatt "Belegliste".
- Der Wechselkurs ist in dieser Tabelle und ausschließlich anhand der Kontoauszüge des antragstellenden Vereins über die Abbuchung der Projektmittel und der Kontoauszüge der Partnerorganisation über deren Eingang zu brechnen.
- Wurden mehrere Überweisungen getätigt, sind sie alle in die Wechselkurstabelle einzutragen und es wird ein gemittelter Wechselkurs automatisch von Excel errechnet.
- Sollten Projektausgaben im Partnerland in mehr als einer Fremdwährung bezahlt worden sein, sind zusätzlich die Umtauschquittungen einzureichen. Der Umtausch der Projektmittel muss in offiziellen Wechselstuben vorgenommen werden. Eine Vorlage für eine Version der Wechselkurstabelle für Projektausgaben in mehr als einer Fremdwährung können Sie bei uns erfragen. Auch in diesem Fall erfolgt die Berechnung des Wechselkurses auschließlich anhand der offiziellen Belege (Kontoauszüge und Umtauschquittungen) und in der dafür vorgesehenen Wechselkurstabelle.
- Bitte wandeln Sie die Tabelle nicht in ein pdf um oder scannen sie, sondern belassen sie im ursprünglichen Excel-Format.
Belegliste
Bitte füllen Sie alle Spalten komplett aus.
- Bitte tragen Sie dort alle Ausgaben entsprechend der Belegnummer ihrer Belege chronologisch ein. Die Ausgaben werden nur in der Währung eingetragen, in der sie bezahlt wurden.
- Weitere Hinweise zum Ausfüllen der Belegliste finden Sie im Datenblatt "Erläuterungen Belegliste".
- Bitte wandeln Sie die Tabelle nicht in ein pdf um oder scannen sie, sondern belassen sie im ursprünglichen Excel-Format.
Einnahmen- und Ausgabenplan
Grundlage hierfür ist der zuletzt durch die Stiftung bewilligte Ausgaben- und Einnahmenplan. Bei Bedarf können Sie diesen gerne per E-Mail bei der Stiftung anfragen. Ausgefüllt wird nun die IST-Spalte "Abrechnung" anhand der Ergebnisse der Belegliste. Die Werte der SOLL-Spalte des zuletzt von uns bewilligten Ausgaben- und Einnahmenplans werden dabei beibehalten (so genannter "Soll-Ist-Vergleich").
Abrechnung der Mittelreserve
Wurde die Mittelreserve ("Unvorhergesehenes") bei Antragstellung in den Ausgaben- und Einnahmenplan im SOLL aufgenommen, wird bei der Abrechnung davon ausgegangen, dass diese im Projektverlauf für die Deckung unvorhergesehener Ausgaben verwendet wurde. Dies können Kosten gewesen sein,
a) die sich bei bereits bestehenden Ausgabenpositionen auf Grund von Preissteigerungen erhöht hatten oder
b) die im Vergleich zur Antragstellung als unerwartete neue Ausgabenposition hinzukamen.
Folglich ist die Mittelreserve bei der Abrechnung aufzulösen und muss in der IST-Spalte der Ausgaben stets auf 0,00 EUR gesetzt werden. Wie alle anderen Ausgabenpositionen müssen auch diejenigen, die mit der Mittelreserve bezahlt wurden anhand von Belegen abgerechnet werden.
Bitte wandeln Sie diese Tabellen nicht in ein pdf um oder scannen sie, sondern belassen sie im ursprünglichen Excel-Format.
Belege
Es sind mit demVerwendnungsnachweis keine Belege beizufügen. Sollte Sie die Stiftung jedoch explizit zur Vorlage von Belegen auffordern, sind die entsprechenden Hinweise zu den Anforderungen an Belege zu berücksichtigen, die Sie auf der vorherigen Seite Projektdurchführung EZ-Projekte aus Stiftungsmitteln finden.
Chartered Accountant
Liegt bei den Projekten der Prüfbericht eines anerkannten unabhängigen Buchprüfers (Chartered Accountant) vor, kann dieser als Finanzbericht vorgelegt werden. Der Bericht ist zu übersetzen, es sei denn er liegt in englischer Sprache vor. Die Kosten für die/den CA können bei Antragstellung im Finanzierungsplan unter „Betriebsausgaben" berücksichtigt werden.
Versand des Verwendungsnachweises
Der Verwendungsnachweis und entsprechende Anlagen sind sowohl postalisch als auch elektronisch zu senden an:
vn-ez@nord-sued-bruecken.de
sowie an die
Stiftung Nord-Süd-Brücken
Greifswalder Straße 33a
10405 Berlin
Prüfverfahren
Erst nach postalischem Eingang des Verwendungsnachweises kann dieser von uns bearbeitet werden. Nach Eingang der elektronischen und postalischen Unterlagen der Projektabrechnung erhalten Sie von uns per E-Mail eine Eingangsbestätigung. Für den fristgerechten Eingang zur geltenden Abgabefrist muss uns der Verwendungsnachweis postalisch vorliegen.
Im Anschluss prüfen wir den Verwendungsnachweis innerhalb von drei Monaten. Sollten sich dabei Fragen ergeben, melden wir uns bei Ihnen. Nach Abschluss des Prüfverfahrens stellen wir ein Entlastungsschreiben aus, das wir Ihnen auf dem Postweg und elektronisch per E-Mail schicken.
