Im SäLa-BNE Programm geförderte Projekte müssen eine Abrechnung über die Gesamtprojektausgaben anfertigen. Nach Ende des Projekts ist der Verwendungsnachweis vorzulegen. Den Termin für die Abgabe des Verwendungsnachweises finden Sie in Ihrem Fördervertrag. Bei diesbezüglichen Fragen können Sie sich gerne bei uns melden.
Für die Projektabrechnung sind der Stiftung keine Belege vorzulegen. Die Belege und Verträge sowie alle sonst mit der Förderung zusammenhängenden Unterlagen sind jedoch mindestens fünf Jahre lang ab Vorlage des Verwendungsnachweises aufzubewahren und auf Anforderung der Stiftung Nord-Süd-Brücken, des Freistaates Sachsen und des Landesrechnungshofes vorzulegen.
Die vollständigen Unterlagen des Verwendungsnachweises und entsprechende Anlagen sind stets postalisch und elektronisch an die Stiftung zu senden!
Bestandteile des Verwendungsnachweises
Der Verwendungsnachweis besteht aus dem inhaltlichen und dem zahlenmäßigen Nachweis. Bitte verwenden Sie keine Tackerklammern oder Klarsichtfolien!
Es werden für den inhaltlichen Nachweis folgende Unterlagen benötigt:
Deckblatt Verwendungsnachweis
Es muss hierfür in jedem Fall die Vorlage der Stiftung verwendet werden, die Sie nebenstehend unter "Downloads" herunterladen können. Die ausgedruckte Version des des zweiseitigen Deckblatts ist rechtsgültig zu unterschreiben. Bitte scannen Sie die digitale Version nicht!
Sachbericht
Es muss hierfür in jedem Fall die Vorlage der Stiftung verwendet werden, die Sie nebenstehend unter "Downloads" herunterladen können.
- Es ist im Sachbericht unter 8. die Projektkurzbeschreibung zu aktualisieren (Darstellung des IST-Zustands bei Projektabschluss). Diese wird auf unserer Webseite in der Übersicht der geförderten Projekte angezeigt.
- Belegexemplare der im Projekt erstellten Druckerzeugnisse, Publikationen, Plakate u.a. (gerne elektronisch) sind nur auf Anfrage beizufügen.
- Teilnehmenden-Listen von geschlossenen Veranstaltungen und Schulungen (Veranstaltungsbestätigungen bei Aktivitäten mit Kindern in Kitas/Schulen) sind nur auf Anfrage vorzulegen.
Weitere Bildmaterialien und Berichte
Ergänzend zum Sachbericht ist die Einhaltung der Informationspflichten (gemäß 7.4 und 7.5 Ihres Fördervertrags) nachzuweisen, z. B. durch Fotos/Berichte oder einen Link zu einer Webseite, die über das Projekt und die Verwendung der sächsischen Landesmittel informieren. Es sind daher mindestens zwei Fotos und Texte (elektronisch) über das Projekt dem Verwendungsnachweis beizufügen, in denen die Öffentlichkeit in Sachsen Einblicke in die Projektdurchführung erhält und in geeigneter Weise über das Projekt informiert wird.
Für den zahlenmäßigen Nachweis sind folgende Formulare zu verwenden und Unterlagen beizufügen:
Belegliste
Bitte füllen Sie alle Spalten stets komplett aus.
- Weitere Hinweise zum Ausfüllen der Belegliste finden Sie im Datenblatt "Erläuterungen Belegliste".
- Bitte tragen Sie dort alle Ausgaben entsprechend der Belegnummer ihrer Belege chronologisch ein.
- Bitte wandeln Sie die Tabelle nicht in ein pdf um oder scannen sie, sondern belassen sie im ursprünglichen Excel-Format.
Ausgaben- und Einnahmenplan
Grundlage hierfür ist der zuletzt durch die Stiftung bewilligte Ausgaben- und Einnahmenplan. Bei Bedarf können Sie diesen gerne per E-Mail bei der Stiftung anfragen. Ausgefüllt wird nun die IST-Spalte "Abrechnung" anhand der Ergebnisse der Belegliste. Die Werte der SOLL-Spalte des zuletzt von uns bewilligten Ausgaben- und Einnahmenplans werden dabei beibehalten (so genannter "Soll-Ist-Vergleich").
Belege
Es sind dem Verwendungsnachweis keine Belege beizufügen. Sollte Sie die Stiftung jedoch explizit zur Vorlage von Belegen auffordern, sind die entsprechenden Hinweise zu den Anforderungen an Belege zu berücksichtigen, die Sie auf der vorherigen Seite Projektdurchführung SäLa-BNE finden.
Inventarisierung
Zur Erfüllung des Zuwendungszwecks beschaffte Gegenstände, deren Anschaffungs- oder Herstellungswert 800 EUR übersteigt, sind zu inventarisieren. Das nebenstehend zum Download abrufbare Muster einer Inventarliste kann dafür verwendet werden. Sie muss dem Verwendungsungsnachweis jedoch nicht beigefügt werden, sondern ist der Stiftung nur auf Anfrage zu senden.
Versand des Verwendungsnachweises
Der Verwendungsnachweis und entsprechende Anlagen sind sowohl postalisch als auch elektronisch zu senden an:
SaeLa-BNE@nord-sued-bruecken.de
sowie an die
Stiftung Nord-Süd-Brücken
Greifswalder Straße 33a
10405 Berlin
Prüfverfahren
Erst nach postalischem Eingang des Verwendungsnachweises kann dieser von uns bearbeitet werden. Nach Eingang der elektronischen und postalischen Unterlagen der Projektabrechnung erhalten Sie von uns per E-Mail eine Eingangsbestätigung. Für den fristgerechten Eingang zur geltenden Abgabefrist muss uns der Verwendungsnachweis postalisch vorliegen.
Im Anschluss prüfen wir den Verwendungsnachweis innerhalb von drei Monaten. Sollten sich dabei Fragen ergeben, melden wir uns bei Ihnen. Nach Abschluss des Prüfverfahrens stellen wir ein Entlastungsschreiben aus, das wir Ihnen auf dem Postweg und per E-Mail schicken.
