Projektdurchführung BIKO-Programm

Fördervertrag

Im Falle einer positiven Förderentscheidung erhalten Sie von uns einen Fördervertrag in zweifacher Ausführung (inkl. Anlagen) auf dem Postweg (vorab per E-Mail als Entwurf). Bitte lesen Sie sich diesen gut durch und melden sich gerne bei Fragen.

Dort finden Sie wichtige Hinweise zu bindenden Modalitäten für die Durchführung Ihres Projekts, u.a. zu Bewilligung und Mittelanforderung, Einsatz der Fördermittel bei der Projektdurchführung, zum Verwendungsnachweis sowie zu möglichen Auflagen. Beigefügt sind zudem die Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P), § 44 LHO (nebenstehend unter "Downloads" abrufbar).

Eine Fassung des Fördervertrags (auf unserem Geschäftspapier) benötigen wir im Original mit rechtsgültiger Unterschrift versehen per Post zurück.

Hierbei gelten stets die Fördermodalitäten des BIKO-Programms (nebenstehend unter "Downloads" abrufbar) sowie die Regelungen der Förderrichtlinie der Stiftung Nord-Süd-Brücken.

Mittelanforderung

Die Anforderung der Fördermittel erfolgt je nach Projektverlauf in Raten oder als Gesamtsumme. Bitte nutzen Sie dafür ausschließlich unsere Vorlage der Mittelanforderung für Projekte, das Sie nebendstehend unter "Downloads" abrufen können. Das Formular muss vollständig ausgefüllt werden. Bitte tragen Sie dort das Datum ein, zu dem wir Ihnen die Mittel überweisen sollen. Damit wir die Überweisung vornehmen können, muss uns Mittelanforderung postalisch mit rechtsgültiger Unterschrift eingegangen sein. Zudem kann die Förderung grundsätzlich erst ausgezahlt werden, wenn uns die Einwilligungserklärung zur Internetveröffentlichung des Antragsformular-BIKO unterschrieben vorliegt. Bitte beachten Sie, dass Fördermittel im Allgemeinen nur auf das Vereinskonto überwiesen werden können. Es sollte uns die Mittelanforderung frühzeitig geschickt werden, in der Regel zwei bis drei Wochen vor dem darauf eingetragenen Datum, an dem die Stiftung die Überweisung tätigen soll.

Es gilt zu beachten, dass Zuwendungen stets anteilig (entsprechend der im Bewilligungsschreiben festgeschriebenen prozentualen Anteilfinanzierung an den Gesamtausgaben) angefordert und spätestens nach acht Wochen und innerhalb der Projektlaufzeit zur Erfüllung des Vertragszwecks eingesetzt werden. Hierbei wird der Tag zu Grunde gelegt, an dem das Geld auf Ihrem Vereinskonto eingegangen ist (nach ca. zwei Werktagen ab Datum der Mittelüberweisung durch die Stiftung). 

Während der Projektlaufzeit können die Mittel eines Haushaltsjahres bis spätestens zum 01. Dezember bei der Stiftung angefordert werden.

Vergabe von Aufträgen für Lieferungen und Leistungen

2017 hat der Bund bereits die Unterschwellenvergabeordnung in Anlehnungan das EU-Recht verabschiedet, nun gilt diese auch in Berlin und ersetzt die VOL/A. Sie gilt ab einer Gesamtzuwendung von mehr als 100.000 Euro. Eine Zusammenfassung der Regelungen zur Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) in Berlin finden Sie nebendstehend unter "Downloads". Die Dokumentation der Einhaltung dieser Regelungen ist festzuhalten. Bei Bedarf und wenn zutreffend können Sie die nebendstehend unter "Downloads" abrufbare beispielhafte Vorlage Vergabevermerk der Stiftung verwenden. Dieser ist nur nach Aufforderung der Stiftung dem Verwendungsnachweis beizufügen.

Mitteilungspflichten bei Änderungen/Umwidmungen

Wenn es im Projektverlauf zu maßgeblichen und dauerhaften inhaltlichen bzw. finanziellen Änderungen kommt, müssen diese zuvor bei der Stiftung formlos per E-Mail beantragt und begründet werden. Dies gilt insbesondere, wenn:

  • sich der Verwendungszweck ändert. Dies ist zum Beispiel bei zusätzlichen oder wegfallenden Projektaktivitäten der Fall.
  • sonstige für den Vertrag über den Zuschuss maßgebliche Umstände sich ändern oder wegfallen, insbesondere wenn das Projekt in seiner Grundstruktur oder Zielsetzung verändert werden soll.
  • sich herausstellt, dass der Vertragszweck nicht oder mit dem bewilligten Zuschuss nicht zu erreichen ist.
  • Zuwendungsmittel der Stiftung nicht oder nicht innerhalb von acht Wochen nach Auszahlung verbraucht werden können.
  • sich die veranschlagten Gesamtausgaben für den Vertragszweck ermäßigen, sich die Deckungsmittel erhöhen oder neue Deckungsmittel hinzutreten.

Bei nicht-kostenneutralen Änderungen ist zudem ein aktualisierter Ausgaben- und Einnahmenplan (elektronisch) an die Stiftung zu senden. Bitte tragen Sie in diesem Fall oben im Titel der Tabelle das Datum der Änderung ein sowie die Projektnummer, falls noch nicht geschehen. Sollten sich Oberpositionen (Unterkunft und Verpflegung, Fahrtkosten, Honorar- und Personalausgaben, Sachausgaben) nicht um mehr als 20 Prozent ändern oder die Erhöhungen bei bestimmten Positionen durch entsprechende Einsparungen bei anderen Positionen ausgeglichen werden (Umwidmung), bedarf es keiner vorherigen Zustimmung durch die Stiftung. Die Änderungen müssen dann im Sachbericht des Verwendungsnachweises erläutert werden.

Erstellung von Publikationen und Förderhinweis

Bei allen mit dem geförderten Projekt in Verbindung stehenden Veröffentlichungen vor, während und nach der Durchführung des Projekts (z.B. Publikationen, Flyern, Ankündigungen von Veranstaltungen) ist in deutlich sichtbarer Weise zum Ausdruck zu bringen, dass das Projekt mit Haushaltsmitteln des Landes Berlin – Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie – gefördert wurde.

Hierfür ist das Berlin-Logo der Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie (mit dem Zusatz "gefördert durch") zu verwenden und muss von der Stiftung Nord-Süd-Brücken angefordert werden. Es wird darauf hingewiesen, dass das Berlin-Logo nur zum bestimmungsgemäßen Gebrauch zur Erfüllung dieser Fördermodalitäten verwendet werden darf. Eine anderweitige Verwendung kann gegen Bestimmungen des Urheberrechtsschutzes bzw. strafrechtlicher Normen verstoßen und zu straf- bzw. zivilrechtlichen Schritten von Seiten des Landes Berlin führen. Für den Text sind folgende Varianten üblich:

"Wir bedanken uns für die Unterstützung" plus Logo oder "Mit freundlicher Unterstützung" plus Logo oder "With kind support of" plus Logo oder nur Logo

Die geförderten Projekte stellen ausschließlich Standpunkte und Positionen derjenigen Nichtregierungsorganisationen (NRO) dar, die die Projekte durchführen. Daher muss jede Veröffentlichung im Zusammenhang mit den geförderten Projekten folgenden Zusatz enthalten:

„Für die Inhalte der Publikationen ist allein die bezuschusste Institution verantwortlich. Die hier dargestellten Positionen geben nicht den Standpunkt der Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie wieder."

Informationspflicht

Der Verein informiert auf seiner Webseite in geeigneter Form über das Projekt (gemäß der Ziffer 7. des Fördervertrages sowie unter Verwendungsnachweis BIKO "Einhaltung der Informationspflichten"). Der Stiftung Nord-Süd-Brücken sind zu diesem Zweck Bildmaterialien (mindestens 2 Fotos) und Texte über die Umsetzung des Projekts zu senden (elektronisch).

Belege

Es müssen nur von erstmalig im BIKO-Programm geförderten Vereinen die Originalbelege dem Verwendungsnachweis beigefügt werden. Von allen anderen Vereinen ist dies nur auf Anfrage notwendig. Diese können die Ausgaben anhand der Belegliste abrechnen. Es muss jede Ausgabe dem Projektzweck zugordnet werden können und belegt werden können. Folgende formalen Anforderungen müssen die Belege deshalb erfüllen:

  • Leserlich
  • Fortlaufend chronologisch nummeriert (Sie schreiben die jeweilige Belegnummer darauf)
  • Kleine Belege: auf DIN A 4 Blatt aufkleben
  • Kassenbelege: zusätzlich zum Original kopieren (verblassen mit der Zeit) und daneben kleben
  • Fremdsprachige Belege: sofern sie nicht in englischer Sprache sind ist ihr Inhalt auf Deutsch zusammenzufassen und daneben zu notieren

Zudem müssen die Belege die üblichen Angaben des Geschäftsverkehrs aufweisen:

  • Datum
  • Firma oder Person, die die Leistung oder Lieferung erbringt (Zahlungsempfänger*in)
  • der Beleg soll auf die Partnerorganisation ausgestellt sein jedoch nicht auf eine zur Partnerorganisation zugehörigen Einzelperson
  • Tag und Grund der Zahlung (Art und Menge der Leistung oder Lieferung)
  • Betrag
  • rechtsgültige Unterschrift des Zahlungsempfängers (Zahlungsbeweis)
  • Eindeutiger Projektbezug (beispielsweise durch den Projektitel oder die Projektnummer)
  • Steuernummer

Belegarten

Wenn die nachfolgenden Ausgabenarten durch die Stiftung bewilligt worden, sind sie in folgender Form zu belegen:

  • Lohn- und Honorarkosten: Arbeits- bzw. Honorarverträge (mit Angabe der Art, Umfang, Dauer der Leistung und der Zahlungsgrundlage (Anzahl Stunden/Tage/Monate x Kostensatz). Diesen sind Zahlungsnachweise beizufügen (von der/dem Empänger*in quittierte Empfangsbestätigungen bei Bar-Zahlungen bzw. Kontoauszüge im Falle von Überweisungen).
  • Fahrtkosten: Es ist das Ticket der Reise bzw. die Benzinquittung vorzulegen und die Belege Angaben zum Namen der/des Reisenden, Zweck der Reise, Ursprungsort und Zielort der Reise, dem Reisedatum sowie zum Preis aufweisen.
  • Bei der Durchführung von Seminaren und Schulungen sind Teilnehmenden-Listen zu führen.
  • Bei der Erstellung von Publikationen, Seminarunterlagen, Videos, etc. im Projekt sind dem Verwendungsnachweis Belegexemplare beizulegen (gerne elektronisch).
  • Für die Verwaltungskosten müssen Belege nur auf Nachfrage vorgelegt und die Ausgaben plausibel erläutert werden. Die Belegliste der Verwaltungskosten muss dennoch ausgefüllt werden.

Weitere Vorlagen für die Projektdurchführung

Bei Bedarf und wenn zutreffend können Sie gerne nebendstehend die unter "Downloads" abrufbaren beispielhaften Vorlagen der Stiftung verwenden:

  • Reisekostenformular
  • Honorarvertrag (Bei Honoraren ist über die zu erbringende Leistung und die Vergütung (einschließlich eventueller Nebenkosten) mit der Honorarkraft eine schriftliche Vereinbarung zu schließen.)
  • Honorarrechnung
  • Stundennachweis (Stundenzettel)
  • Formular zur anteiligen Abgrenzung von Personalkosten in Projekten
  • Teilnehmenden-Listen: Sind bei geschlossenen Bildungsveranstaltungen notwendig. Bei Online-Veranstaltungen: Unabhängig davon, welche Software für Online-Veranstaltungen genutzt wird, bieten die Programme in unterschiedlichem Umfang die Möglichkeit, statistische Parameter über Logdateien oder Analyselisten zu exportieren und zu erhalten (gängigen Formate: excel, pdf, rtf, usw.), z.B.  zur Zahl der Anwesenden in einem virtuellen Raum. Eine weitere Möglichkeit ist die Erstellung von Screenshots während der Veranstaltung, ergänzt durch eine namentliche Auflistung der Teilnehmenden.
  • Veranstaltungsbestätigungen: Bei Bildungsveranstaltungen mit Schulklassen für Referent*innen anstelle von Teilnehmenden-Listen

Falls zutreffend, so sind die ausgefüllten Formulare nach Projektende dem Verwendungsnachweis beizufügen.

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