Verwendungsnachweis EZ-Kleinprojektefonds Sachsen

Im EZ-Kleinprojektefonds Sachsen geförderte Projekte müssen einen Nachweis über die Verwendung der Gesamtprojektausgaben anfertigen. Nach Ende des Projekts ist der Verwendungsnachweis in der Regel innerhalb von drei Monaten bei der Stiftung vorzulegen. Den Termin für die Abgabe des Verwendungsnachweises finden Sie in Ihrem Fördervertrag.

Dem Verwendungsnachweis müssen stets Belege beigefügt werden. Bei erstmaliger Förderung sind der Stiftung Originalbelege vorzulegen, danach genügen i.d.R. Kopien der Originalbelege (Siehe Hinweise in Ihrem Fördervertrag unter 4.5). Falls erforderlich gibt die Stiftung die Originalbelege nach der Prüfung gerne zurück. Alle Belege, Verträge und sonstige mit der Förderung zusammenhängende Unterlagen sind im Original mindestens 5 Jahre lang ab Vorlage des Verwendungsnachweises aufzubewahren und auf Anforderung der Stiftung Nord-Süd-Brücken, des Freistaat Sachsen oder des Landesrechnungshofes vorzulegen.

Sollten bei einem Erstprojekt die Originalbelege nicht aus dem Projektland ausgeführt werden können, finden Sie dazu entsprechende Hinweise weiter unten auf dieser Seite (s. Beglaubigte Kopien, Chartered Accountant). Bei Fragen wenden Sie sich gern an die zuständige Person.

Die vollständigen Unterlagen des Verwendungsnachweises und entsprechende Anlagen sind stets postalisch und elektronisch an die Stiftung zu senden.

Bestandteile des Verwendungsnachweises

Der Verwendungsnachweis besteht aus dem inhaltlichen und dem zahlenmäßigen Nachweis. Die entsprechenden Formulare sind stets auf Deutsch auszufüllen. Bitte verwenden Sie keine Tackerklammern oder Klarsichtfolien!

Es werden für den inhaltlichen Nachweis folgende Unterlagen benötigt:

Sachbericht

Bitte verwenden Sie die Vorlage der Stiftung (Siehe Downloadkasten).

• Es ist im Sachbericht unter 1.1. die Projektkurzbeschreibung zu aktualisieren (Darstellung des IST-Zustands bei Projektabschluss). Diese wird auf unserer Webseite in der Übersicht der geförderten Projekte angezeigt.
• Wenn im Projekt im Partnerland Publikationen erstellt wurden, muss u.a. im Sachbericht über deren Veröffentlichung berichtet werden, z.B. durch ein Foto oder eine Beschreibung, in dem/der über die Verwendung der sächsischen Landesmittel informiert wird bzw. mit einem Link zur Webseite des antragstellenden Vereins, etc.
• Es sind dem Sachbericht Belegexemplare von im Projekt erstellten Druckerzeugnissen, Publikationen, Plakaten u.a. (gerne elektronisch) beizufügen.
• Teilnehmenden-Listen von geschlossenen Veranstaltungen und Schulungen sind vorzulegen.
• Die ausgedruckte Version des Sachberichts ist rechtsgültig zu unterschreiben. Für die elektronische Version bitte im Originalformat belassen.

Weitere Bildmaterialien und Berichte

Mindestens zwei Fotos und Texte über das Projekt, in denen die Öffentlichkeit in Sachsen Einblicke in die Projektdurchführung erhält und in geeigneter Weise über das Projekt informiert wird, sind dem Verwendungsnachweis beizufügen.

Mit Unterzeichnung Ihres Fördervertrags und der Zusendung dieser Bildmaterialien und Texte erklären Sie sich einverstanden, dass diese Materialien auf den Internetseiten sowie in weiteren Informationsmaterialien der Sächsischen Staatskanzlei, der Stiftung Nord-Süd-Brücken und des Entwicklungspolitischen Netzwerks Sachsen e.V. veröffentlicht werden. Sie erteilen damit die notwendigen Rechte an den Bildmaterialien und Texten. Sofern Personen abgebildet werden, wurde gewährleistet, dass gegebenenfalls notwendige Zustimmungen uneingeschränkt erteilt wurden.

Es werden für den zahlenmäßigen Nachweis folgende Unterlagen benötigt:

Wechselkursberechnung

Bitte verwenden Sie ausschließlich die Tabelle Berechnung des Wechselkurses in der digitalen Excel-Datei des Ausgaben- und Einnahmenplans auf dem dort integrierten Datenblatt "Belegliste Ausgaben". Achten Sie darauf, die zuletzt durch die Stiftung bewilligte Version zu verwenden.

• Alle getätigten Überweisungen sind in die Wechselkurstabelle einzutragen. Es wird ein gemittelter Wechselkurs automatisch von Excel errechnet.
• Alle den Mitteltransfer dokumentierenden Kontoauszüge sind stets dem Verwendungsnachweis beizufügen (Abbuchung vom Konto des deutschen Vereins sowie über den Eingang auf dem Konto der Partnerorganisation).
• Sollten Projektausgaben im Partnerland in mehr als einer Fremdwährung bezahlt worden sein, sind zusätzlich die Umtauschquittungen einzureichen. Der Umtausch der Projektmittel muss stets in offiziellen Wechselstuben vorgenommen werden. Eine Vorlage für eine Version der Wechselkurstabelle für Projektausgaben in mehr als einer Fremdwährung können Sie bei uns erfragen.
• Bitte belassen Sie die Tabelle im ursprünglichen Excel-Format.

Belegliste Ausgaben

Auch diese Tabelle finden in der digitalen Excel-Datei des Ausgaben- und Einnahmenplans. Bitte füllen Sie alle Spalten stets komplett aus.

• Bitte tragen Sie dort alle Ausgaben entsprechend der Belegnummer ihrer Belege chronologisch ein. Die Ausgaben werden dabei stets nur in der Währung eingetragen, in der sie bezahlt wurden.
• Weitere Hinweise zum Ausfüllen der Belegliste finden Sie im Datenblatt "Erläuterungen Belegliste".
• Bitte belassen Sie die Tabelle im ursprünglichen Excel-Format.

Soll-Ist-Vergleich

Grundlage hierfür ist der zuletzt durch die Stiftung bewilligte Ausgaben- und Einnahmenplan. Bei Bedarf können Sie diesen gerne per E-Mail bei der Stiftung anfragen. Ausgefüllt wird nun die "Ist-Spalte" der Ausgaben und Einnahmen anhand der Ergebnisse der Belegliste. Die Werte der SOLL-Spalte des zuletzt von uns bewilligten Ausgaben- und Einnahmenplans werden dabei beibehalten.

Abrechnung der Mittelreserve

Wurde die Mittelreserve ("Unvorhergesehenes") bei Antragstellung in den Ausgaben- und Einnahmenplan im SOLL aufgenommen, wird bei der Abrechnung davon ausgegangen, dass diese im Projektverlauf für die Deckung unvorhergesehener Ausgaben verwendet wurde. Dies können Kosten gewesen sein, 

a) die sich bei bereits bestehenden Ausgabenpositionen auf Grund von Preissteigerungen erhöht hatten oder
b) die im Vergleich zur Antragstellung als unerwartete neue Ausgabenposition hinzukamen.

Folglich ist die Mittelreserve aufzulösen. In der Excel-Tabelle ist die entsprechende IST-Spalte daher stets auf 0,00 EUR zu setzen. Wie alle anderen Ausgabenpositionen müssen auch diejenigen, die mit der Mittelreserve bezahlt wurden anhand von Belegen abgerechnet werden.

Bitte wandeln Sie diese Tabellen nicht in ein pdf um oder scannen sie, sondern belassen sie im ursprünglichen Excel-Format.

Belege

Es sind stets Belege vorzulegen, inklusive Zahlungsnachweise (Auszahlungs-/Empfangsquittungen bei Barzahlungen bzw. Kontoauszüge bei nicht baren Zahlungen) .

Bitte fügen Sie dem Verwendungsnachweis zudem folgende Belege bei, wenn entsprechende Ausgabenarten durch die Stiftung bewilligt worden:

• Arbeits-/Honorarverträge (bei Personalstellen/Honorarkräften) bzw. Lohnlisten (bei der Beschäftigung von Tagelöhnern)
• Fahrkarten (bei Reisekosten des Projektpersonals) bzw. Benzinquittungen mit entsprechenden Angaben
• Vergabevermerke (falls zutreffend), mit dem Ergebnis der Preisermittlung und Begründung der Vergabeentscheidung.

Hinweise zu den Anforderungen an die Belege bzw. möglichen Vorlagen zum Download finden sie auf der vorherigen Seite Projektdurchführung EZ-Kleinprojektefonds Sachsen.

Inventarisierung und Bindungsfristen

Alle beweglichen Gegenstände, die zur Erfüllung des Projektzwecks beschafft wurden und einen Einzelwert von 800 EUR übersteigen (Anschaffungs- oder Herstellungswert), müssen inventarisiert werden (s. AnBest-P Nr. 4.2). Hierzu kann die unter "Downloads" eingestellte Tabelle als Muster für eine Inventarliste verwendet werden.

Für Gebäude und Grundstücke muss mit der Partnerorganisation einen Übergabevertrag aufzusetzen. Eine Vorlage für ein Muster finden Sie nebenstehend unter "Downloads".

Anhand dieser Unterlagen soll der Verbleib der Anschaffungen nach Projektende und deren weiterhin gemeinnützige Zweckbestimmung dokumentiert werden. Hierbei gelten seit dem 1.1.2023 folgende Bindungsfristen für den Verbleib der Anschaffungen im Besitz der Zielgruppen bzw. Partnerorganisation:

Anschaffungsart	Bindungsfrist
Infrastrukutr und Bauinvestition	12 Jahre
IT, Kommunikationstechnik, im Innovationsbereicht	3 Jahre
alle übrigen Fälle	5 Jahre

Falls zutreffend, legen Sie diese bitte die Inventarliste und/oder den/die Übergabeverträge ausgefüllt und von der Partnerorganisation unterschrieben dem Verwendungsnachweis bei.

Partnerorganisation kann Originalbelege nicht zur Verfügung stellen

Bitte stimmen Sie sich frühzeitig - am Besten vor Projektbeginn - mit Ihrem Projektpartner ab, sollten die Originalbelege vom Projektpartner nicht nach Projektende für die mind. erstmalige Abrechnung des Projekts bei der Stiftung versendet werden können und informieren Sie bitte die Stiftung.

Folgende Alternativen zur Abrechnung mit Originalbelegen sind grundsätzlich möglich:

Beglaubigte Kopien

In Ausnahmefällen können mit der Projektabrechnung beglaubigte Kopien der Originalbelege (Originalstempel auf Belegkopie) vorgelegt werden. Eine Beglaubigung kann durch eine dafür im Projektland befugte Institution vorgenommen werden. Im Idealfall entspricht diese einer Stelle, die Beglaubigungen gewöhnlich in Deutschland vornehmen darf. Zudem müssen die Originalbelege mindestens fünf Jahre nach Abgabe des Verwendungsnachweises bei der Partnerorganisation aufbewahrt werden. Bei einer möglichen Prüfung der Stiftung durch den Freistaat Sachsen muss jedoch gesichert sein, dass die Originalbelege jederzeit nachgereicht werden können.

Chartered Accountant

Statt der Originalbelege können im Partnerland anerkannte unabhängige Buchprüfer*innen für die Erstellung des Verwendungsnachweises beauftragt werden. Folgende Anforderungen an die Projektabrechnung mit Chartered Accountant (CA) sind zu erfüllen:

• Auf die Auswahl der/des CA muss der deutsche Verein in geeigneter Weise Einfluss nehmen
• Es muss ein Nachweis der Qualifikation der/des CA durch eine schriftliche Bestätigung einer anerkannten nationalen Einrichtung (bspw. Handelskammer, nationale Buchprüfer*innen-Innung, etc.) erfolgen und der Stiftung mit dem Verwendungsnachweis gesendet werden
• Mit der/dem CA muss ein Vertrag abgeschlossen werden, dessen umfänglicher Inhalt vom BMZ (analog für den Freistaat Sachsen) vorgegeben ist und der bei der Stiftung erfragt werden kann

Die Kosten für die/den CA können bei Antragstellung im Finanzierungsplan unter „Betriebsausgaben" berücksichtigt werden.

Versand des Verwendungsnachweises

Der Verwendungsnachweis und entsprechende Anlagen sind sowohl postalisch als auch elektronisch zu senden an:

vn-kpf@nord-sued-bruecken.de

sowie an die

Stiftung Nord-Süd-Brücken
Greifswalder Straße 33a
10405 Berlin

Prüfverfahren

Erst nach postalischem Eingang des Verwendungsnachweises kann dieser von uns bearbeitet werden. Nach Eingang der elektronischen und postalischen Unterlagen der Projektabrechnung erhalten Sie von uns per E-Mail eine Eingangsbestätigung. Für den fristgerechten Eingang zur geltenden Abgabefrist muss uns der Verwendungsnachweis postalisch vorliegen.

Im Anschluss prüfen wir den Verwendungsnachweis innerhalb von drei Monaten. Sollten sich dabei Fragen ergeben, melden wir uns bei Ihnen. Nach Abschluss des Prüfverfahrens stellen wir ein Entlastungsschreiben aus, das wir Ihnen auf dem Postweg und elektronisch per E-Mail schicken.

Erstförderung und Folgeprojekt

Wurde Ihr Verein mit dem abzurechnenden Projekt erstmalig im EZ-Kleinprojektefonds Sachsen (Landesmittel) gefördert, muss dieses Projekt bei der Stiftung zunächst vollständig mit Vorlage des Verwendungsnachweises abgerechnet und der Prüfprozess abgeschlossen sein, bevor ein Folgeprojekt bewilligt werden kann. Dabei sollten zwischen dem postalischem Eingang des Verwendungsnachweises des Erstprojekts und dem Beginn des zweiten Projekts mindestens vier Wochen eingeplant werden.